Evernote als het perfecte GTD systeem
Productiever met Getting things done
Type Getting Things Done in Google in en er verschijnen 67 miljoen resultaten!
Type de naam David Allen in Google in en voila er verschijnen 308 miljoen resultaten via Google. Dan heb je wat neergezet, hoor! Ter vergelijking: Jim Collins geeft in Google 72,6 miljoen, Jack Welch 24,1 miljoen, Covey geeft 12,6 miljoen, en Peter Drucker 8,8 miljoen. In 2001 verscheen het boek Getting things done van David Allen, en uit de genoemde getallen blijkt dat David Allen met zijn Getting Things Done dus echt iets te vertellen heeft!
En inderdaad GTD blijft boeien. Zelf werk ik sinds 2008 met GTD en ben inmiddels ervaren in het GTD principe op de Mac en op de PC. De eerste keer begon ik als het ware “cold turkey” aan het opzetten. Daarna kon ik hetsysteem 2 maal vanuit een nieuwe start helder en fris opzetten. In outlook maakte ik de opzet terwijl het boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ naast mij op mijn bureau lag. De aanpassing van Outlook werden met handigheidjes aangemaakt en de mappen ingericht. Fantastisch en het heeft me altijd veel werkplezier opgeleverd. Er zijn tijdens mijn werk bij grote bedrijven en zo vaak mensen aan mijn bureau geweest die echt “verzopen” in de mails en onafgewerkte losse eindjes in projecten. Als ik dan met ze sprak, GTD liet zien en mijn boeken van Taco Oosterkamp en David Allen uitleende, dan had ik er weer een vriend bij.
Evernote met Getting things done maakt nog productiever
Sinds een jaar of drie ben ik volledig overgestapt op Evernote als GTD systeem. In beperkte mate gebruikte ik Evernote om zo af en toe eens documenten op te slaan. Maar via de website van The secret weapon kwam ik op het spoor van Evernote in combinatie met GTD. Geweldig! Ingewikkelde aanpassingen van Outlook of Apple mail zijn niet meer nodig als je Evernote als GTD systeem gebruikt. Om snel en efficiënt met de combinatie GTD/Evernote te werken doe dan het volgende, er van uitgaande dat je bekend bent met GTD en al een Evernote account hebt:
- Maak binnen Evernote vijf Notitieboeken.
1: eerst volgende acties,
2: afgehandelde acties.
3: archief
4: projecten.
5: contactpersonen
Meer niet. Vijf notitieboeken. - De kracht en handigheid ligt bij het gebruik van Evernote in het toepassen van de tags. Binnen Evernote kan er aan elke notitie onbeperkt getagt worden. Als TAGS heb ik aangemaakt: Dagelijks, direct/vandaag, deze week, deze maand, later/misschien, Wachten op.
- Voeg de TAGS als snelkoppelingen aan de zijbalk toe
- Leer jezelf de gewoonte aan om bij elke nieuwe notitie, foto, document,of wat het ook is de Wanneer, waar, wie, en wat Tag mee te geven.
- Indien je een Evernote account hebt, dan heb je automatisch een uniek Evernote mailadres, hiermee kun je alle mails die een aktie verlangen handig synchroniseren met Evernote.
- Bij elke verzonden email kun je het Evernote adresbalk als BCC zetten, je mail komt in Evernote als nieuwe notitie binnen , TAG deze als wachten op.
- Download voor je Smartphone de App. Evernote Hello en stel dit zo in dat alle nieuwe contactpersonen en visitekaartjes in het Notitieboek “contactpersonen” worden opgeslagen.
Als je de zeven stappen hebt genomen is het daarna een kwestie van bijhouden volgens het GTD wekelijks onderhoud. En het maakt niet meer uit of je op de Mac of een PC werkt. Zo heb je echt alles, altijd en overal bij de hand en wordt je nog productiever. Meer Productivitiet in je onderneming is efficienter en effectiever en levert dus meer omzet op!
Wilt u meer informatie over productiviteit volg dan onze workshop: productiviteit in je werk met hulp van slimme tools. Of volg een van onze trainingen.
Geschreven door
Cees van den Berg